Archivistique

ManivelleDélais légaux, usages internes, éléments patrimoniaux, coûts d’investissement et de fonctionnement, données techniques sont quelques unes des dimensions relevant de la problématique d’un archivage professionnel.

Lors de la création ou de la réorganisation d’un service d’archives, le choix des locaux, la sécurisation des lieux, l’organisation, le type de matériel utilisé pour le « stockage » des documents et le fonctionnement de l’archivage sont des éléments stratégiques.

Le choix du numérique peut également constituer un choix pertinent, mais est-ce votre cas ? L’analyse des Workflows et des besoins réels demeure incontournable avant d’opter pour une solution de ce type.

Mes services en la matière prennent en compte l’intégralité des outils archivistiques courants, soit l’élaboration d’un plan de classement, d’instruments de recherches efficients (inventaires informatisés, bases de données, index, thésaurus), de calendriers de conservation, de plans catastrophe et de plans de Vital Records, ainsi que la mise en place des processus d’archivage (dépôt, enregistrement,  stockage, élimination, prêt).

J’apporte par ailleurs conseils et accompagnement pour la conservation des archives, notamment pour le stockage des documents, la qualité des locaux de rétention et l’implantation de logiciels (Gestion Electronique Documentaire, Archivage électronique).

Mes services se basent sur la réalisation d’un audit et d’un rapport d’analyse dont le périmètre s’étend de l’archivage à l’ensemble des flux administratifs et des différents processus (Best Practices).

Afin de garantir la pérennité de la structure mise en place, je propose également des modules de formation adaptés à vos besoins.

Conservation

La conservation d’archives recouvre de nombreux aspects. Le stockage, l’entretien, la restauration, la recherche en sont quelques exemples.

Il convient ainsi d’assurer de bonnes conditions climatiques dans les locaux de conservation, lesquels nécessitent une température oscillant entre 16 et 18° et une humidité relative de 50 à 60%. Cas échéant, les dégradations se produiront plus rapidement (bactéries, moisissures, etc) rendant  illisibles ou fragiles et friables les documents.

La conservation des documents doit être réalisée dans un lieu protégé de la lumière afin d’éviter d’altérer les pièces. Les papiers doivent, quant à eux, être rangés dans des boîtes d’archives dont le PH est neutre. Il est nécessaire d’éliminer les fourres en plastiques, ainsi que les chemises et les enveloppes en papier très acide qui accélèrent le processus de dégradation du papier.

Il est de surcroît absolument nécessaire de proscrire les matériaux qui rouillent ou se dégradent : agrafes, trombones métalliques, élastiques, autocollants, bandes collantes, scotch etc.

L’inventaire

Instrument de recherche établissant une liste descriptive plus ou moins détaillée des dossiers composant un fonds d’archives, l’inventaire, qui est l’outil majeur d’un fonds d’archives, doit suivre des normes comme (ISADG), garantissant l’excellence de l’exercice http://www.icacds.org.uk/fr/ISAD(G).pdf

Les cinq opérations habituelles pour la création d’un fonds d’archives sont:

  • Référencement avec l’inscription d’une cote (Plan de classement),
  • Description plus ou moins détaillée (Inventaire)
  • Datation
  • Suivi des volumes (Gestion de l’espace)
  • Information pertinentes inhérentes aux documents

La sécurité

La sécurité des futurs locaux d’archives fait l’objet d’une attention particulière. Des règles de fonctionnement doivent être établies en ce qui concerne l’accès aux documents, leur emprunt, leur circulation et leur destruction.

Confidentialité, accessibilité, mais également incendie, inondation, vandalisme, atmosphère climatique, capacité, mobilier, éclairage, consultation, autant d’aspects à analyser et prendre en compte dans le cadre des locaux existants ou envisagés.

Un plan d’urgence comportant un certain nombre de mesures doit également être mis sur pied afin de limiter les dégâts en cas de catastrophe, l’objectif étant d’assurer au mieux l’information en la hiérarchisant.